We organiseren in 2023 een nieuwe Week van de Open Clubbijeenkomsten. Met deze week willen we meer mensen kennis laten maken met onze Rotary- en Rotaract clubs in Nederland. Het is de bedoeling dat veel clubs in de week van 20 t/m 31 maart 2023 hun Clubbijeenkomst toegankelijk maken voor iedereen.
Nu kunnen we voorstellen dat er veel vragen opkomen binnen de clubs over de organisatie van een open clubbijeenkomst. Hieronder staan veelgestelde vragen met daaronder het antwoord.
Mensen op een heel laagdrempelig wijze kennis laten maken met Rotary! Heel erg prettig en het is geen “moeten”. Puur deelnemen vanuit belangstelling en samen het goede werk delen wat wij als Rotarians verrichten.
Dat kan letterlijk iedereen zijn. Als je beperkte plaats hebt of zelf wil bepalen wie er komt dan is dat ook mogelijk. Je kunt als club zelf bepalen hoeveel mensen je uitnodigt en wie.
Er zijn verschillende manieren om mensen uit te nodigen. Als het je niet uitmaakt wie je uitnodigt dan kun je ons voorbeeldpersbericht gebruiken en sturen naar lokale media. Daarnaast zou je de poster kunnen gebruiken om overal op te hangen. Wil je selectief mensen uitnodiging dan kan dat met de voorbeeld uitnodiging die ook in het pakket communicatiemiddelen zit. Of je vraagt aan de leden iemand of meerdere personen mee te nemen naar de bijeenkomst.
Als je van tevoren wilt weten hoeveel mensen er komen en wie dat zijn, dan moet je dat vermelden in je uitnodiging. Je kunt vragen dat mensen zich moeten aanmelden via jullie eigen website of een e-mailadres van de secretaris of iemand anders in de club.
Als je al iets op het programma hebt staan, dan hoef je dit niet speciaal aan te passen. We hebben een voorbeeld PowerPointpresentatie in de middelen opgenomen met een kort verhaal over Rotary en daar kun je informatie van jullie eigen club aan toevoegen. Het staat vrij die te gebruiken en vrij om zelf een invulling te geven aan de Open Clubbijeenkomst.
In onze communicatie hebben we het niet over lidmaatschap, maar over kennis maken met Rotary. Als club hanteer je je eigen regels over hoe mensen lid kunnen worden van jullie club. Jullie proces is leidend, bespreek dit met alle leden. Tijdens de Open Clubbijeenkomst hoef je het niet over het lidmaatschap te hebben, maar het mag natuurlijk wel. Wie weet zitten er goede kandidaten tussen de gasten.
Rotary in Nederland levert alle middelen om als club zelf de promotie van jouw Open Clubbijeenkomst uit te voeren. Daarnaast zullen wij persberichten sturen en online advertenties plaatsen om aandacht te vragen voor de Week van de Open Clubbijeenkomsten. Meer informatie kunnen mensen dan vinden op onze website Rotarywoc.nl. Daarop staat de lijst met deelnemende clubs.
Vanaf 14 maart beginnen we met de promotiecampagne op social media. Het persbericht wordt in de week van 28 maart verspreid. Deze promotiecampagne loopt tot 9 april. Als club kun je jouw persbericht en promotie ook in deze weken doen. Eerder mag natuurlijk ook.
Dat is mogelijk. Alle middelen die we verstrekken kun je zelf aanpassen naar een andere datum. Helaas kunnen we jullie club niet vermelden op de pagina van deelnemende clubs in de Week van de Open Clubbijeenkomsten. De promotiemiddelen kun je als club ook zelf aanpassen en gebruiken om te versturen naar lokale media of genodigden.
Het doel van de Open Clubbijeenkomsten is om zoveel mogelijk mensen op een heel laagdrempelig wijze kennis laten maken met Rotary! Heel erg prettig en het is geen “moeten”. Puur deelnemen vanuit belangstelling en samen het goede werk delen wat wij als Rotarians verrichten. Je hoeft dus geen nieuwe leden te werven als je dat niet wilt, Rotary bekender te maken in de maatschappij is wel gewenst.
Als club kun je de Open Clubbijeenkomst evalueren aan de hand van het draaiboek dat in ons middelen pakket zit. Daarnaast zullen wij een tweetal enquêtes versturen om jullie ervaring op te halen. Zo evalueren wij onze actie ook en kunnen verbeteringen voor de toekomst aanbrengen.
Hieronder staat een opsomming van de beschikbare middelen. U kunt alle middelen individueel downloaden of op de onderste link klikken en alle middelen ineens downloaden:
- Algemene presentatie van alle beschikbare middelen
- Concept draaiboek voor clubs
- Voorbeeld uitnodiging indien mensen persoonlijk benaderd worden
- Voorbeeld persbericht indien iedereen welkom is op de open clubbijeenkomst
- Advertenties
- Social media posts
- Posters
- Concept powerpoint presentatie met algemene informatie over Rotary en ruimte voor eigen invulling
- Logo’s
Je kunt jouw club aanmelden via Rotarywoc.nl
Deelname is gratis!
Doe mee aan de Week van de Open Clubbijeenkomsten! Laten we samen ervoor zorgen dat Rotary meer bekendheid krijgt