Van ongerieflijk tot grensoverschrijdend gedrag: het komt in de beste families voor, maar hoort in geen enkele familie thuis. Zeker niet bij Rotary. Tijd voor sociaal veiligheidsbeleid, met wanneer het nodig is vertrouwenspersonen, een klachtenprocedure- en commissie. ‘Het begint ermee dat je in gesprek gaat en naar elkaar luistert.’

Door een stortvloed aan geruchtmakende zaken staan grensoverschrijdend gedrag en ongewenste omgangsvormen vol in de aandacht. Neem The Voice, MeToo en niet in de laatste plaats het kindermisbruik in de katholieke kerk. Gelukkig is Rotary Nederland daar vooralsnog van verschoond gebleven, wat geen reden is om triomfantelijk achterover te leunen. Want hoe zit het met pesten en intimidatie? ‘Tuurlijk, we hebben de Four-Way Test als handvat, maar je ziet het in de hele maatschappij ontsporen en niets menselijks is Rotarians vreemd’, vertelt Bert Meijer. Om nog meer een inclusieve organisatie te worden, heeft Rotary Nederland nu een sociaal veiligheidsbeleid.

Onafhankelijkheid gegarandeerd
Bert is gouverneur van district Oost-Nederland met Vocational als een van de landelijke portefeuilles, waar het sociaal veiligheidsbeleid onder valt. Na een jaar voorbereidend werk van toenmalig gouverneur van district Zuid-Holland Manja van de Plasse zorgde hij samen met haar dat er een klachtenprocedure en -commissie kwam en vertrouwenspersonen werden geworven. ‘We hebben er nu vier en willen naar zeven: allemaal Rotarians. De klachtencommissie bestaat uit drie personen, van buiten Rotary om onafhankelijkheid te garanderen.’ Je hoopt dat het net zo overbodig is als een brandverzekering, maar net als een brandverzekering is het goed dat je een klachtenprocedure en -commissie hebt voor het onverhoopte geval dat het misgaat. ‘Nu is er een duidelijk kader met handen en voeten. Een professionaliseringsslag voor als zich situaties voordoen waar de betrokkenen onderling niet uit komen.’

Er onderling uit komen is wel de eerste stap, stelt voorzitter van de klachtencommissie Rob Janse, van huis uit jurist en werkzaam als adviseur arbeidsvraagstukken. In alle redelijkheid naar de ander luisteren, desnoods met een mediator. ‘Het is eerst en vooral een kwestie van goede omgangsvormen en elkaar erop aanspreken als iets niet bevalt. Een klacht indienen is best een stap. Het plaatst je wellicht buiten de groep, want we dachten allemaal dat het hier zo gezellig was. Komen betrokkenen er ook met hun clubvoorzitter niet uit, dan kan de klager een klacht bij de klachtencommissie indienen. Wij horen de klager en de beklaagde en brengen advies uit, afhankelijk van waar het geschil zich voordoet aan drie mogelijke verantwoordelijkheidsniveaus: de club, het district of landelijk. Daar nemen ze een besluit over eventuele maatregelen.’

Escalatie voorkomen
Co Stehouwer is lid van Rotaryclub Groningen en een van de vertrouwenspersonen. Ook zij hamert op dialoog in wat ze noemt ongerieflijke situaties: conflicten die nog ver verwijderd zijn van grensoverschrijdend gedrag. ‘Stap 1 is om escalatie te voorkomen. Ga met elkaar in gesprek en betrek waar nodig de clubvoorzitter erbij. Kom je er toch niet uit, dan is stap 2 om bij een vertrouwenspersoon aan te kloppen. In die fase helpt de vertrouwenspersoon de melder te bedenken wat voor hem of haar nodig is om het gewenste resultaat te bereiken. Een vertrouwenspersoon doet niet aan waarheidsvinding. Die rol ligt bij het bestuur of de klachtencommissie. Het is de waarheid volgens de melder en die krijgt hulp om te bedenken wat een volgende stap kan zijn in een vervelend proces. Een van de stappen die dan het verst gaan is een officiële klacht indienen bij de klachtencommissie.’

Voorkomen is beter dan genezen, vandaar dat de vertrouwenspersonen binnen Rotary nog een andere functie hebben: bewustwording creëren, bijvoorbeeld met een gestructureerd gesprek over de vraag hoe we met elkaar omgaan. Co: ‘Elke club kan ons uitnodigen voor een workshop, waarbij we ingaan op ongerieflijk en grensoverschrijdend gedrag en wat je kunt doen om geschillen niet uit de hand te laten lopen. Wat spreek je als club af, heb je een plan klaar? De workshop helpt om een sociaal veilige club te zijn en blijven.’ Zoals gezegd zijn er nu vier Rotarians vertrouwenspersoon, maar voor een goede landelijke dekking zijn er nog drie nodig. Heb jij het certificaat vertrouwenspersoon? Meld je dan aan! Er is ook een potje om je certificaat te halen.

Mailadressen
vertrouwenspersoon@rotary.nl en socialeveiligheid-klachten@rotary.nl